會議是企業活動必不可少的一種形式，大型會議活動更是很多企業非常重視的一種推廣產品，宣傳企業的手段。一個好的大型會議活動，在活動執行的時候，要嚴格的按照流程進行并且要做好突發狀況預案。

▲大型會議活動現場

一、大型會議活動執行流程

1、會議方案的制定

確定會議方案的步就是確定會議的主題。會議主題要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務。會議方案是會議組織安排的總綱，一套完整齊備的會議策劃方案會讓整個會執行事半功倍。

2、會議場地的布置

在會議開始之前，大型活動策劃公司工作人員應提前對會場、住地進行勘察了解，并做相應的會場布置。一是會場和會議用品的準備布置。二是迎送接待儀式的確認及排練。三是確保乘車安全和用餐標準。根據大會日程一項項地對會務細節進行實地演練，按照提前提前兩個小時提前一個小時的標準做好會議場地布置工作，即每一個會場提前布置完畢，每一項活動提前部署到位;會務工作者提前兩個小時到達會場，一切準備工作提前兩個小時就緒;全體會議時組織會議代表和列席人員提前一個小時入場。

3、會議流程的執行

為了確保會議的順利進行，也為了讓參與會議的人員知悉整個會議流程，事先確定會議的流程圖或者流程表。

在會議執行期間，熱情周到的會議服務工作是必不可少的。會議服務分為會場內服務和會場外服務，涉及會議報到、食宿安排、醫療服務、車輛安排、材料分發、引導入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環節。只有做好會議服務工作，才能更好地推進會議流程的執行。

4、會議結束的總結

一次成功的會議，離不開合理安排的會后工作。

（1）統籌做好會后服務。要注重統籌銜接，提前擬定大會閉幕后系列后續會議和活動的組織實施方案，做好組織協調工作。

（2）全面做好會后總結。大型活動策劃需及時總結會務工作中的經驗和教訓，對已有的會務工作流程、工作規則等進行修改和完善，使之更加適應新時期會務工作的需要。要注意收集會議代表對會務工作的意見和建議，認真采納其中的合理部分，促進辦會能力不斷提高。

（3）及時整理會議資料。活動公司要牢固樹立檔案意識，在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會提供工作參考。

二、大型會議活動突發狀況預案

1、火災

火災來勢迅速而且兇猛。如果沒有適當的滅火器械或相應的工具，火勢會蔓延得很快，你和與會者的生命都將面臨威脅。酒店的客房內一般都貼有火災逃離須知。雖然與會者曾經看過多次了，但作為大會的策劃者和組織機構，仍然有必要讓與會者了解。在火災中，恐慌常常是導致死亡的原因。煙霧蔓延，人們辨不清方向就會不知所措。因此，你如果花一點時間把這些注意事項打印在計劃書中或作為附加材料發放到與會者手中，就會減少不少不必要的損失，哪怕能僅僅挽救一個人的生命，你所付出的努力也是值得的。

2、自然災害

另一種在你控制能力之外的緊急事件就是自然災害。即使是恐怖襲擊，也有談判的可能。面對自然災害，你只能任其擺布。颶風、暴風雨、地震、森林大火都是典型的自然災害。你可以在一定程度上為颶風的到來做準備，但是如果你取消會議，或為了使與會者錯過颶風而縮短會議時間，那么你將會遭遇財政預算的危機。當然，人的生命比金錢更重要。面對自然災害，你無計可施。唯一能做的就是制定出一個恢復計劃以及考慮如何彌補損失。在這種情況下，保險就是救生員。不要只是關注一般的商業保險，其他種類的保險也是很有用處的。

3、醫療突發事件

醫療突發事件在任何時候、任何地點都可能發生，而且常常出乎我們的預料。一個人心臟病發作時可能沒有任何預兆。有些人吃了過敏的食物后，身上會突然出現皮疹并且呼吸道發生阻塞。糖尿病人有可能會陷入昏迷。這些醫療突發事件的時間、地點以及情形總是不斷變化的。

▲大型室外活動執行

（文章作者：鄧興）